ALAVI, Maryam; LEIDNER, Dorothy E. Review:
Knowledge Management and Knowledge Management Systems: Conceptual Fundations
and Research Issues. MIS Quarterly, v. 25, n. 1,
p. 107-136, 2001.
Resenhado por Elaine Cristina de Brito Moreira, mestranda em Gestão
em Organizações Aprendentes
– MPGOA/UFPB,
elainemoreir@gmail.com.
Atualmente
as organizações aprendentes estão inseridas em um universo de informações que
vem se inovando de forma acelerada e contínua, exigindo dos indivíduos
competências e habilidades de forma cada vez mais aperfeiçoada, transformando
informação em conhecimento através dos talentos e experiências identificadas
pelas empresas.
No
artigo de Alavi e Leidner (2001), o conhecimento é discutido
epistemologicamente como um importante recurso nas organizações, considerando a
interligação do conhecimento organizacional e a gestão do conhecimento (KM). Os
sistemas de informação são considerados como importante fator na geração dos
sistemas de gestão do conhecimento (KMS), os quais têm por objetivo o apoio à
criação, transferência e aplicação nas organizações.
Existem
muitas literaturas que tratam deste assunto em diversos campos relacionados à
investigação e desenvolvimento. No artigo, os autores fazem uma análise e
interpretação da gestão do conhecimento identificando as áreas importantes e destacando o papel da tecnologia da informação (TI) no processo de gestão do
conhecimento.
A
perspectiva baseada no conhecimento através dos serviços prestados pelos
recursos tangíveis que dependem de como elas são combinadas e aplicadas, como
função da empresa know-how, é incorporado e realizado através de várias
entidades e organização, identificando a cultura, a identidade, as rotinas, as
políticas, os sistemas e documentos, bem como os funcionários da organização
(Nelson e Winter, 1982). São recursos baseados no conhecimento, difíceis de
imitar e socialmente complexos, produzindo vantagem competitiva sustentável a longo
prazo. Essa vantagem competitiva capacita às empresas na tomada de decisão
através da aplicação do conhecimento já existente. A partir desta esfera, as
tecnologias da informação desempenham um papel de fundamental importante para o
conhecimento adquirido na organização tendo como base a missão e visão da
empresa. As Tecnologias de Informação avançadas, como a internet, intranet,
redes, navegadores, depósitos de dados, mineração de dados, as técnicas e os
agentes de software, podem ser utilizados para sistematizar, aperfeiçoar e
agilizar grande escala dentro e fora da empresa na gestão de conhecimento. A
codificação, armazenamento e transmissão de conhecimento nas organizações são
desenvolvidos e formados pelos funcionários através de programas, políticas
organizacionais, rotinas, procedimentos, relatórios e manuais que servirão para
favorecer as práticas gerenciais (Alavi e Leidner, 1999). A comparação
de desempenhos está focada no conhecimento das auditorias, nas melhores
práticas e transferência, desenvolvimento dos funcionários na realização de
atividades importantes através do conhecimento organizacional e em ativos
incorpóreos em geral (Grant, 1996).
A definição do conhecimento despertado nos
debates epistemológicos é construída a partir da discussão da Tecnologia da
Informação (TI), gestão estratégica, gestão organizacional e teoria da
literatura que permeará os conhecimentos organizacionais e processos de
gerenciamento KMS.
Tuomi
(1999) diz que o conhecimento existe antes das informações serem formulados e
antes que os dados possam ser medidos na forma de informação. A informação é
convertida em conhecimento e processada na mente dos indivíduos transferindo
informações, uma vez que são articulada e apresentada na forma de texto,
gráficos, palavras, ou outras formas simbólicas. Para as pessoas chegarem a um
mesmo entendimento dos dados ou informações, elas devem compartilhar certa base
de conhecimento. Outra implicação importante da presente definição do
conhecimento são os sistemas destinados a apoiar as habilidades dos usuários
nas organizações e atribuir significado à informação para capturar seus
conhecimentos em sistemas de informação e/ou dados.
O conhecimento pode ser visto de várias perspectivas, como
um estado de espírito, um objeto, um processo, uma condição de ter acesso à
informação, ou uma capacidade (Schubert et al. 1998). O conhecimento
organizacional deve ser organizado de modo a facilitar o acesso e recuperação
de conteúdo, como um recurso com potencial para influenciar ações futuras (Carlsson
et al. 1996). Watson (1999) diz que é a capacidade de utilizar a informação, no
caso da aprendizagem e experiências que resultam em interpretação para a tomada
de decisão.
Para a gestão do
conhecimento é necessário a compreensão da diferença entre dados, informação e
conhecimento, expressa de
forma a ser interpretável pelos receptores. O acumulo de informações tem pouco valor,
mas quando processados ativamente na mente de um indivíduo através de um
processo de reflexão, ou de aprendizagem ela é útil para o grupo.
Segundo Polanyi (1962, 1967) e Nonaka
(1994), as dimensões do conhecimento nas organizações do tácito e explícito
acontecem através da ação, experiência e envolvimento em um contexto específico.
O elemento cognitivo refere-se a um indivíduo composto por modelos mentais como
mapas, crenças, paradigmas, e pontos de vista.
O conhecimento
pode ser visto como existente no indivíduo ou coletivo (Nonaka, 1994). Alguns
autores, com a exceção de Bohn (1994), dizem que conhecimento explícito é mais valioso
do que conhecimento tácito, considerando que seja aplicado através dos
sistemas, favorecendo a gestão do conhecimento nos processos, sendo
explicitado, armazenado e disseminado através da tecnologia. O conhecimento
tácito e explícito depende mutuamente, cada um com suas qualidades. A
articulação entre conhecimento tácito e explícito estabelece um nível de
conhecimento compartilhado entre os indivíduos, podendo realmente existir troca
de conhecimentos, quando o tácito é necessário para a compreensão do explícito.
No entanto, é justamente na aplicação da tecnologia que este compartilhamento é
possível de ser realizado. Quanto maior o conhecimento compartilhado, maior o
valor da TI aplicada à gestão do conhecimento.
A Gestão
do Conhecimento refere-se à identificação e aproveitando do conhecimento
coletivo da organização para contribuir na competitividade, aumentando a
inovação e capacidade de resposta. A Gestão do Conhecimento é em grande parte
considerada como um processo que envolve várias atividades, como
armazenamento/recuperação, transferência e aplicação do conhecimento.
Os Sistemas de Gestão do Conhecimento são aplicados à gestão do conhecimento
organizacional. São sistemas baseados em TI desenvolvidos para apoiar e
melhorar os processos de criação de conhecimento organizacional no
armazenamento/recuperação, transferência e aplicação. Muitas iniciativas de KM
dependem da TI como um importante facilitador no compartilhamento das melhores
práticas e criação de redes de conhecimento. Uma das aplicações mais comuns é o
benchmarking interno que tem o objetivo de transferir melhores práticas
internas para a organização. (KPMG 1998; O'Dell e Grayson, 1998). Outra
aplicação comum da gestão do conhecimento é o mapeamento de especialização
interna. (Ruggles, 1998). E uma terceira aplicação comum de sistemas de gestão
do conhecimento é a criação de redes de conhecimento (Ruggles, 1998).
O
armazenamento, a organização e a recuperação de conhecimento organizacional são
também considerados memória organizacional (Stein e Zwass, 1995; Walsh e Ungson,
1991), e constituem um aspecto importante da gestão do conhecimento
organizacional de forma eficaz. A Gestão de Documentos através da tecnologia
permite o conhecimento de uma organização no passado, muitas vezes dispersos
entre uma variedade de comodidades para retenção, seja efetivamente armazenados
e acessíveis (Stein e Zwass 1995).
Um
mecanismo importante e inovador de tecnologia na transferência do conhecimento
é o uso inteligente de software que desenvolve perfis de acordo com os
interesses organizacionais para troca entre os membros da organização. Essa
transferência possibilita os indivíduos ao conhecimento das atividades de seus
companheiros, expandindo a rede para toda a empresa, expondo os grupos a novas
idéias, facilitando o contato, o acesso e o compartilhamento de informações,
através das redes de computadores.
Um aspecto importante da teoria do conhecimento é que a
fonte de vantagem competitiva reside na aplicação do conhecimento, em vez de no
próprio conhecimento.
Muitas
organizações estão facilitando o acesso a seus manuais, políticas e normas
tornando-os disponíveis em intranets corporativas. Isso aumenta a velocidade nas
mudanças que podem ser aplicadas. Além disso, unidades organizacionais podem
seguir uma curva de aprendizagem mais rápida, acessando o conhecimento de
outras unidades tendo passado por experiências semelhantes. Com o aumento do fluxo
dos indivíduos internos nas redes sociais e com o aumento da quantidade de
memória organizacional, as tecnologias de informação permitem que o
conhecimento organizacional seja aplicado através do tempo e do espaço. Ele
também pode aumentar a velocidade do conhecimento na integração e aplicação,
codificando e automatizando rotinas organizacionais. O fluxo de sistemas de
automação são exemplos de aplicações de TI que reduzem a necessidade de comunicação
e de coordenação e permite uma utilização mais eficiente das rotinas organizacionais
mediante oportunidades e roteamento automático de documentos relacionados, informações,
regras e atividades.
O indivíduo está ligado ao grupo através dos
processos da transferência de informação e pode compartilhar o conhecimento com
o grupo durante uma tomada de decisão ou através de um mecanismo centralizado
de armazenamento de informações como arquivos de computador ou reuniões
regulares. Também o
s quatro processos de
conhecimento tais como a criação, armazenamento/recuperação, transferência e aplicação
são essenciais para a eficácia organizacional na gestão do conhecimento. Esses quatro
processos potencializam o papel da TI que facilita cada processo. A aplicação
do conhecimento pode levar a um novo conhecimento, que pode ou não ser codificados
ou transferidos. O conhecimento que tem sido aplicada pode ser codificado após
a aplicação, como aqueles incorporados na rotina organizacional. Existe uma
variedade de ferramentas de TI que podem ser utilizados para apoio de
diferentes processos de GC nas organizações.
Empresas de KMS geralmente requerem uma
profunda renovação cultural porque, tradicionalmente, as organizações têm
recompensado os seus profissionais e os funcionários com base em seu desempenho
individual e de know-how. Em muitas organizações, uma grande mudança cultural
pode ser necessária para alterar as atitudes e o comportamento dos
funcionários, para que eles voluntariamente compartilharem conhecimentos e
idéias. Se for o caso, deve ocorrer mudança cultural perante as iniciativas de
gestão do conhecimento. Os incentivos são necessários para enfrentar as
principais barreiras para o armazenamento do conhecimento obtendo o sucesso da
empresa, tais barreiras incluem falta de tempo dos funcionários em contribuir
com os seus conhecimento
s
(Cranfield University, 1998; KPMG 1998b) e de uma cultura corporativa que,
historicamente não seja necessário recompensar para contribuir e compartilhar
idéias (Brown e Duguid, 1998; Cranfield University, 1998; KPMG, 1998b). Muitas
organizações são relativamente pobres e muitos funcionários não têm tempo para
disponibilizar conhecimento, compartilhando com os outros, ensinando e orientando
a usar sua experiência para inovar, ou encontrar formas de trabalhar de forma
mais inteligente (Glazer, 1998) porque, em vez disso, eles estão focados nas
tarefas e mudanças de cargas de trabalho existentes para atingir os prazos.
Além disso, em muitas organizações, os membros sentem que o seu futuro na
empresa depende do conhecimento que geram e não da medida em que ajudam os
outros. Em tais situações, os indivíduos tentam construir e defender as suas
próprias tendências hegemônicas de conhecimento (von Krogh, 1998). As pessoas
podem aprender com os outros de forma inconscientes e não perceber quais aspectos
da sua aprendizagem seria relevante para o grupo. Sem uma rotina sistemática de
registro de conhecimento, uma empresa pode não beneficiar seus melhores
conhecimentos. É necessário investigar para identificar quais os tipos de
incentivos eficazes adotados na organização são atribuídos aos membros com
conhecimentos valiosos para contribuir e compartilhar suas experiências.
O aumento na
amplitude, profundidade, qualidade e atualidade do conhecimento organizacional
resultam em um melhor processo de tomada de decisões, reduzindo ciclos de
produtos, maior produtividade e melhor serviço ao cliente. Como a maioria dos
sistemas de informação, o sucesso de KMS parcialmente depende do grau de
utilização, a qual também pode ser vinculada à qualidade do sistema, qualidade
da informação, e a utilidade (Delone e McLean, 1992). A qualidade do sistema é
influenciada por atributos, tais como a facilidade de utilização,
características de interface homem-computador, flexibilidade e eficácia dos
mecanismos de busca.
Nesta
perspectiva, a tecnologia de informação deve estar interligada com as estratégias
de gerenciamento do conhecimento organizacional e de processos. Tendo como base
a observação de que, nessas empresas, os processos de KM são implantados além
do tempo e da distância geográfica, dependendo de tecnologias da informação e
da comunicação entre o grupo. Portanto, percebemos que o papel da TI na gestão
do conhecimento organizacional tem grande importância nas organizações,
transformando idéias, discussão, questões de investigação estabelecidas neste
papel e estimulação de interesse em trabalhos futuros na área da gestão do
conhecimento e constante desenvolvimento de talentos para obtenção de vantagem
competitiva.
