Resenha do texto: Review: Knowledge Management and Knowledge Management Systems: Conceptual Fundations and Research Issues, de ALAVI, Maryam, LEIDNER, Dorothy E.

ALAVI, Maryam; LEIDNER, Dorothy E. Review: Knowledge Management and Knowledge Management Systems: Conceptual Fundations and Research Issues. MIS Quarterly, v. 25, n. 1, p. 107-136, 2001.

Resenhado por Elaine Cristina de Brito Moreira, mestranda em Gestão em Organizações Aprendentes – MPGOA/UFPB, elainemoreir@gmail.com.

Atualmente as organizações aprendentes estão inseridas em um universo de informações que vem se inovando de forma acelerada e contínua, exigindo dos indivíduos competências e habilidades de forma cada vez mais aperfeiçoada, transformando informação em conhecimento através dos talentos e experiências identificadas pelas empresas.

No artigo de Alavi e Leidner (2001), o conhecimento é discutido epistemologicamente como um importante recurso nas organizações, considerando a interligação do conhecimento organizacional e a gestão do conhecimento (KM). Os sistemas de informação são considerados como importante fator na geração dos sistemas de gestão do conhecimento (KMS), os quais têm por objetivo o apoio à criação, transferência e aplicação nas organizações.

Existem muitas literaturas que tratam deste assunto em diversos campos relacionados à investigação e desenvolvimento. No artigo, os autores fazem uma análise e interpretação da gestão do conhecimento identificando as áreas importantes e destacando o papel da tecnologia da informação (TI) no processo de gestão do conhecimento.

A perspectiva baseada no conhecimento através dos serviços prestados pelos recursos tangíveis que dependem de como elas são combinadas e aplicadas, como função da empresa know-how, é incorporado e realizado através de várias entidades e organização, identificando a cultura, a identidade, as rotinas, as políticas, os sistemas e documentos, bem como os funcionários da organização (Nelson e Winter, 1982). São recursos baseados no conhecimento, difíceis de imitar e socialmente complexos, produzindo vantagem competitiva sustentável a longo prazo. Essa vantagem competitiva capacita às empresas na tomada de decisão através da aplicação do conhecimento já existente. A partir desta esfera, as tecnologias da informação desempenham um papel de fundamental importante para o conhecimento adquirido na organização tendo como base a missão e visão da empresa. As Tecnologias de Informação avançadas, como a internet, intranet, redes, navegadores, depósitos de dados, mineração de dados, as técnicas e os agentes de software, podem ser utilizados para sistematizar, aperfeiçoar e agilizar grande escala dentro e fora da empresa na gestão de conhecimento. A codificação, armazenamento e transmissão de conhecimento nas organizações são desenvolvidos e formados pelos funcionários através de programas, políticas organizacionais, rotinas, procedimentos, relatórios e manuais que servirão para favorecer as práticas gerenciais (Alavi e Leidner, 1999). A comparação de desempenhos está focada no conhecimento das auditorias, nas melhores práticas e transferência, desenvolvimento dos funcionários na realização de atividades importantes através do conhecimento organizacional e em ativos incorpóreos em geral (Grant, 1996).

A definição do conhecimento despertado nos debates epistemológicos é construída a partir da discussão da Tecnologia da Informação (TI), gestão estratégica, gestão organizacional e teoria da literatura que permeará os conhecimentos organizacionais e processos de gerenciamento KMS. Tuomi (1999) diz que o conhecimento existe antes das informações serem formulados e antes que os dados possam ser medidos na forma de informação. A informação é convertida em conhecimento e processada na mente dos indivíduos transferindo informações, uma vez que são articulada e apresentada na forma de texto, gráficos, palavras, ou outras formas simbólicas. Para as pessoas chegarem a um mesmo entendimento dos dados ou informações, elas devem compartilhar certa base de conhecimento. Outra implicação importante da presente definição do conhecimento são os sistemas destinados a apoiar as habilidades dos usuários nas organizações e atribuir significado à informação para capturar seus conhecimentos em sistemas de informação e/ou dados. O conhecimento pode ser visto de várias perspectivas, como um estado de espírito, um objeto, um processo, uma condição de ter acesso à informação, ou uma capacidade (Schubert et al. 1998). O conhecimento organizacional deve ser organizado de modo a facilitar o acesso e recuperação de conteúdo, como um recurso com potencial para influenciar ações futuras (Carlsson et al. 1996). Watson (1999) diz que é a capacidade de utilizar a informação, no caso da aprendizagem e experiências que resultam em interpretação para a tomada de decisão.

Para a gestão do conhecimento é necessário a compreensão da diferença entre dados, informação e conhecimento, expressa de forma a ser interpretável pelos receptores. O acumulo de informações tem pouco valor, mas quando processados ativamente na mente de um indivíduo através de um processo de reflexão, ou de aprendizagem ela é útil para o grupo.

Segundo Polanyi (1962, 1967) e Nonaka (1994), as dimensões do conhecimento nas organizações do tácito e explícito acontecem através da ação, experiência e envolvimento em um contexto específico. O elemento cognitivo refere-se a um indivíduo composto por modelos mentais como mapas, crenças, paradigmas, e pontos de vista.

O conhecimento pode ser visto como existente no indivíduo ou coletivo (Nonaka, 1994). Alguns autores, com a exceção de Bohn (1994), dizem que conhecimento explícito é mais valioso do que conhecimento tácito, considerando que seja aplicado através dos sistemas, favorecendo a gestão do conhecimento nos processos, sendo explicitado, armazenado e disseminado através da tecnologia. O conhecimento tácito e explícito depende mutuamente, cada um com suas qualidades. A articulação entre conhecimento tácito e explícito estabelece um nível de conhecimento compartilhado entre os indivíduos, podendo realmente existir troca de conhecimentos, quando o tácito é necessário para a compreensão do explícito. No entanto, é justamente na aplicação da tecnologia que este compartilhamento é possível de ser realizado. Quanto maior o conhecimento compartilhado, maior o valor da TI aplicada à gestão do conhecimento.

A Gestão do Conhecimento refere-se à identificação e aproveitando do conhecimento coletivo da organização para contribuir na competitividade, aumentando a inovação e capacidade de resposta. A Gestão do Conhecimento é em grande parte considerada como um processo que envolve várias atividades, como armazenamento/recuperação, transferência e aplicação do conhecimento.

Os Sistemas de Gestão do Conhecimento são aplicados à gestão do conhecimento organizacional. São sistemas baseados em TI desenvolvidos para apoiar e melhorar os processos de criação de conhecimento organizacional no armazenamento/recuperação, transferência e aplicação. Muitas iniciativas de KM dependem da TI como um importante facilitador no compartilhamento das melhores práticas e criação de redes de conhecimento. Uma das aplicações mais comuns é o benchmarking interno que tem o objetivo de transferir melhores práticas internas para a organização. (KPMG 1998; O'Dell e Grayson, 1998). Outra aplicação comum da gestão do conhecimento é o mapeamento de especialização interna. (Ruggles, 1998). E uma terceira aplicação comum de sistemas de gestão do conhecimento é a criação de redes de conhecimento (Ruggles, 1998).

O armazenamento, a organização e a recuperação de conhecimento organizacional são também considerados memória organizacional (Stein e Zwass, 1995; Walsh e Ungson, 1991), e constituem um aspecto importante da gestão do conhecimento organizacional de forma eficaz. A Gestão de Documentos através da tecnologia permite o conhecimento de uma organização no passado, muitas vezes dispersos entre uma variedade de comodidades para retenção, seja efetivamente armazenados e acessíveis (Stein e Zwass 1995).

Um mecanismo importante e inovador de tecnologia na transferência do conhecimento é o uso inteligente de software que desenvolve perfis de acordo com os interesses organizacionais para troca entre os membros da organização. Essa transferência possibilita os indivíduos ao conhecimento das atividades de seus companheiros, expandindo a rede para toda a empresa, expondo os grupos a novas idéias, facilitando o contato, o acesso e o compartilhamento de informações, através das redes de computadores. Um aspecto importante da teoria do conhecimento é que a fonte de vantagem competitiva reside na aplicação do conhecimento, em vez de no próprio conhecimento.

Muitas organizações estão facilitando o acesso a seus manuais, políticas e normas tornando-os disponíveis em intranets corporativas. Isso aumenta a velocidade nas mudanças que podem ser aplicadas. Além disso, unidades organizacionais podem seguir uma curva de aprendizagem mais rápida, acessando o conhecimento de outras unidades tendo passado por experiências semelhantes. Com o aumento do fluxo dos indivíduos internos nas redes sociais e com o aumento da quantidade de memória organizacional, as tecnologias de informação permitem que o conhecimento organizacional seja aplicado através do tempo e do espaço. Ele também pode aumentar a velocidade do conhecimento na integração e aplicação, codificando e automatizando rotinas organizacionais. O fluxo de sistemas de automação são exemplos de aplicações de TI que reduzem a necessidade de comunicação e de coordenação e permite uma utilização mais eficiente das rotinas organizacionais mediante oportunidades e roteamento automático de documentos relacionados, informações, regras e atividades.

O indivíduo está ligado ao grupo através dos processos da transferência de informação e pode compartilhar o conhecimento com o grupo durante uma tomada de decisão ou através de um mecanismo centralizado de armazenamento de informações como arquivos de computador ou reuniões regulares. Também os quatro processos de conhecimento tais como a criação, armazenamento/recuperação, transferência e aplicação são essenciais para a eficácia organizacional na gestão do conhecimento. Esses quatro processos potencializam o papel da TI que facilita cada processo. A aplicação do conhecimento pode levar a um novo conhecimento, que pode ou não ser codificados ou transferidos. O conhecimento que tem sido aplicada pode ser codificado após a aplicação, como aqueles incorporados na rotina organizacional. Existe uma variedade de ferramentas de TI que podem ser utilizados para apoio de diferentes processos de GC nas organizações.

Empresas de KMS geralmente requerem uma profunda renovação cultural porque, tradicionalmente, as organizações têm recompensado os seus profissionais e os funcionários com base em seu desempenho individual e de know-how. Em muitas organizações, uma grande mudança cultural pode ser necessária para alterar as atitudes e o comportamento dos funcionários, para que eles voluntariamente compartilharem conhecimentos e idéias. Se for o caso, deve ocorrer mudança cultural perante as iniciativas de gestão do conhecimento. Os incentivos são necessários para enfrentar as principais barreiras para o armazenamento do conhecimento obtendo o sucesso da empresa, tais barreiras incluem falta de tempo dos funcionários em contribuir com os seus conhecimentos (Cranfield University, 1998; KPMG 1998b) e de uma cultura corporativa que, historicamente não seja necessário recompensar para contribuir e compartilhar idéias (Brown e Duguid, 1998; Cranfield University, 1998; KPMG, 1998b). Muitas organizações são relativamente pobres e muitos funcionários não têm tempo para disponibilizar conhecimento, compartilhando com os outros, ensinando e orientando a usar sua experiência para inovar, ou encontrar formas de trabalhar de forma mais inteligente (Glazer, 1998) porque, em vez disso, eles estão focados nas tarefas e mudanças de cargas de trabalho existentes para atingir os prazos. Além disso, em muitas organizações, os membros sentem que o seu futuro na empresa depende do conhecimento que geram e não da medida em que ajudam os outros. Em tais situações, os indivíduos tentam construir e defender as suas próprias tendências hegemônicas de conhecimento (von Krogh, 1998). As pessoas podem aprender com os outros de forma inconscientes e não perceber quais aspectos da sua aprendizagem seria relevante para o grupo. Sem uma rotina sistemática de registro de conhecimento, uma empresa pode não beneficiar seus melhores conhecimentos. É necessário investigar para identificar quais os tipos de incentivos eficazes adotados na organização são atribuídos aos membros com conhecimentos valiosos para contribuir e compartilhar suas experiências.

O aumento na amplitude, profundidade, qualidade e atualidade do conhecimento organizacional resultam em um melhor processo de tomada de decisões, reduzindo ciclos de produtos, maior produtividade e melhor serviço ao cliente. Como a maioria dos sistemas de informação, o sucesso de KMS parcialmente depende do grau de utilização, a qual também pode ser vinculada à qualidade do sistema, qualidade da informação, e a utilidade (Delone e McLean, 1992). A qualidade do sistema é influenciada por atributos, tais como a facilidade de utilização, características de interface homem-computador, flexibilidade e eficácia dos mecanismos de busca.

Nesta perspectiva, a tecnologia de informação deve estar interligada com as estratégias de gerenciamento do conhecimento organizacional e de processos. Tendo como base a observação de que, nessas empresas, os processos de KM são implantados além do tempo e da distância geográfica, dependendo de tecnologias da informação e da comunicação entre o grupo. Portanto, percebemos que o papel da TI na gestão do conhecimento organizacional tem grande importância nas organizações, transformando idéias, discussão, questões de investigação estabelecidas neste papel e estimulação de interesse em trabalhos futuros na área da gestão do conhecimento e constante desenvolvimento de talentos para obtenção de vantagem competitiva.